Operasi Dasar Program Aplikasi Pengolah Angka

 Tekhnik Dasar Operasional Microsoft Excel

A.    Dasar-Dasar  Microsoft excel

1 . Cara Membuka Microsoft Excel1.
 
  1 . Melalui Star

         Untuk mengaktifkan Microsoft Excel 2007 dengan star dengan klik Start, pilih All Program, sorot dan pilih Microsoft Office atau langsung klik  Microsoft Excel 2007.

2. Melalui Shortcut Menu

          Untuk mengaktifkan Microsoft Excel2007 dengan shortcut menu dilakukan dengan cara double klik ( klik ganda ) ikon Microsoft Excel 2007 pada desktop komputer.


Untuk menutup dokumen pada dokumen pada Microsoft Excel 2007 langkah langkahnya sebagai berikut :

1. Simpan  dokumen yang sudah dibuat

2. Klik tombol Office kemudian klik tombol Close yang berda paling bawah atau tekan CTRL+W pada keyboard

 Apabila kita ingin  mengakhiri Program Microsoft Excel 2007 dapat kita lakukan langkah sebagai berikut :

 1. Klik tombol office

2. Klik tombol exit excel yang berada disudut kanan bawah deretan menu atau tekan ALT+F4 di keyboard
 Melalui Start Menu 

2 . Menyimpan File

Cara menyimpan dokumen pada Microsoft Excel , adalah sebagai berikut.

1. Klik Office Button, lalu pilih menu Save atau Save As.
– Save : menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama yang sama.
– Save As : menyimpan dokumen baru yang belum pernah disimpan atau dokumen lama dengan nama baru.

2. Jika kamu menyorot ikon Save As maka akan muncul kotak pilihan format penyimpanan data. Pilih Excel Workbook atau kamu dapat langsung mengklik ikon Save As, maka akan muncul kotak dialog Save As.

3. Tentukan folder tempat penyimpanan dokumen kamu pada kotak isian Save In dengan acara klik tombol panah kecil di ujung lalu pilih folder yang diinginkan.

4. Ketikkan nama dokumen kamu pada kotak File Name.

5. Isilah kotak isian Save as type dengan Excel Workbook.

6. Klik tombol Save.

3 . Memasukan Data 

Memasukan data ke sel microsoft excel
- data berupa teks , waktu, dan tanggal.
Memasukan data yang berupa teks dilakukan dengan mengetik huruf dari teks tersebut di keybord. Dan ada perbedaan antara angka(bilangan) dan huruf yaitu data yang berupa bilangan yang ditempatkan merapat ke kanan di sel , sedankan data yang berupa teks akan ditempatkan merapat ke kiri.

- Bila data yang dimasukan berupa waktu , dan sistem waktu yang digunakan adalah 12 jam , maka setelah memasukan data perlu ditambahkan spasi dan huruf a untuk waktu AM dan huruf p untuk waktu PM . Misalkan waktu yang akan dimasukan adalah pukul 14.25 , maka pada sistem waktu 12 jam , kita harus mengetik 2:25 p.

- Data berupa tanggal dapat dilakukan dengan menggunakan tanda garis miring (/) atau garis pemisah (-) untuk memisahkan tanggal , bulan ,dan tahun, misalnya 22/7/2011 . Exel akan mengubah bentuk data tanggal yang dimasukkan sesuai dengan yang kita inginkan, format data tersebut dapat di atur. Untuk pengaturnya silahkan lihat disini.

- Memasukam data yang berurutan.
Bila data yang ingin dimasukan adalah data yang berurut dengan pola tertentu , maka data tersebut tidak perlu dimasukan satu persatu . Kita hanya perlu memasukan beberapa data pertama. Langkah- langkah untuk memasukan data tersebut sebagai berikut:
1. Pilihlah sel dimana akan diletakan
2. Ketik data pertama , kemudian pindah ke sel berikutnya.
3. Ketik data yang kedua yang sesuai dengan urutan data dengan ketentuan seperti dibawah ini:
Bila urutan seperti 1,2,3,4 dan seterusnya ,maka data pertama isi 1 dan yang kedua isi 2.
Bila urutan seperti 2, 4 ,6 ,dan seterusnya, maka ketik 2 dan 4 di sel berbeda.
Bila urutan seperti 5, 8, 11, 14, dan seterusnya.
4. Blok kedua sel yang telah diisi.
5. Letakkan pointer di sudut kanan bawah sel yang kedua sampai tanda tambah(+) muncul.
6. Drag ke kanan atau ke bawah.
7. Lepaskan mouse sesuai sel yang akan dikehendaki.

- Memasukan data sekaligus . Maksudnya mengcopy kata yang berada di sel pertama sebanyak yang diinginkan . Sama halnya memasukan data yang berurutan akan tetapi yang dimasukan hanya 1 sel , kemudian letakan dipojok kanan bawah pointernya . Setelah itu drag kekanan atau kebawah sesuai kehendak yang diinginkan.

4 . Formula Dan Fungsi 

Formula adalah rumus-rumus yang terdapat pada aplikasi Excel untuk melakukan perhitungan yang diwakili dengan tanda +, -, *, /, dan ^.

1) Operator Matematika

Setiap penulisan rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan( = ),dan setelah siap memasukkan rumus harus menekan Enter 

Ex.= 500 + 350 (lalu tekan enter)

= 256 – 128 (lalu tekan enter)

= 64 * 2 (lalu tekan enter)

=512 / 4 (lalu tekan enter)

=8^3 (lalu tekan enter)

=5% (lalu tekan enter)

2) Operator Perbandingan

Untuk membandingkan 2 buah nilai. Hasilnya adalah TRUE atau FALSE, dengan kata lain nilai benar atau salah, diantarnya =, >, <, >=, <=, <>.

3) Operator Acuan

untuk menggabungkan sel-sel yang terdapat dalam sebuah rumus.

Diantaranya titik dua, koma, dan spasi.

a)Titik dua (:) adlh menggabungkan pada semua sel diantara 2 buah sel. 

Misal, =SUM(A2:A6) untuk mengacu pada sel A2 sampai A6.

b)Koma (,) atau (;) adlh mengacu pada 2 buah selang sel. 

Misal,  =SUM(A2:A6,B3:B7) atau =SUM(A2:A6;B3:B7) mengacu pada sel A2 sampai A6 dan sel B3 sampai B7.

FUNGSI

Fungsi adalah rumus-rumus yang terdapat pada aplikasi Excel untuk melakukan perhitungan dengan menggunakan istilah-istilah statistik, dan logika.

FUNGSI STATIS

1) Fungsi Sum(.......)

Fungsi  Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan sekumpulan data pada suatu range.

Bentuk penulisannya :   = SUM(number1, number2, ……) 

Ex :   = SUM(4,8,9) → Tekan Enter

 

2) Fungsi Product(…….)

Fungsi  Product digunakan untuk melakukan perkalian sekumpulan data pada suatu range.

 Bentuk penulisannya :      

=PRODUCT(number1, number2,….)

Contoh : =PRODUCT(4,5,2) → Tekan Enter

3) Fungsi Max(.......)

Fungsi  Max digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range).

Bentuk penulisannya adalah : =MAX(number1,number2,……)

Contoh : =MAX(14,25,21) → Tekan Enter

 

4) Fungsi Min(.......)

Fungsi  Min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data (range).

Bentuk penulisannya adalah :

=MIN(number1, number2,……)

Contoh : =MIN(40,5,2)  → Tekan Enter

5) Fungsi Average(……)

Fungsi Average digunakan untuk menghitung nilai-nilai rata-rata.

Bentuk penulisannya adalah :

=AVERAGE(number1, number2,…) 

Contoh : =AVERAGE(10,5) → Tekan Enter

FUNGSI LOGIKA

1) Fungsi IF

Memilih antara 2 kemungkinan atau lebih dari perbandingan logika yang diberikan
Bentuk Umum :

=IF(logika, perintah-1, perintah-2)
Contoh :  =IF(B4>65.9,”LULUS”,”TIDAK LULUS”)

jika isi sel B4 lebih besar dari 65.9 cetak kata LULUS, tetapi jika sel B4 lebih kecil atau sama dengan 65.9 cetak kata TIDAK LULUS

2) Fungsi AND

Menghasilkan TRUE jika semua argumen bernilai benar(TRUE); menghasilkan false jika satu atau lebih argumen salah

Bentuk Umum: =AND(X1,X2,X3….)

X1,X2,X3 : kondisi yang akan diuji atau alamat sel yang mengandung nilai logika yang menhasilkan nilai benar(true) atau salah (false).

Contoh :

Jika sel B1=TRUE, sel B2=FALSE, sel B3=TRUE

= AND(B1:B3) à False

=IF(AND(rata-rata>=65, rata-rata<=90,”LULUS”,”GAGAL”)

Hal ini berarti jika rata-rata sebesar 65 dinyatakan LULUS, jika rata-rata 64.5 maka dinyatakan GAGAL

3) Fungsi HLOOKUP (X,Y,Z)

Mencari nilai dalam suatu tabel atau digunakan untuk membaca tabel secara horisontal dengan menggunakan nilai kunci pembanding serta offset baris yang akan dibaca.

X :   kunci pembacaan tabel yaitu kesamaan antara tabel   anak dan tabel induk dimana tabel induklah yang harus   menyesuaikan dengan tabel anak.

Y :   nama range yang akan dibaca. Dalam pemberian   nama   range, judul kolom tidak diikutkan. Judul kolom harus   diurutkan secara menaik atau ascending.

Z :   nilai offset yang digunakan sebagai pembacaan pada   baris data.

4) Fungsi VLOOKUP(X,Y,Z)

Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu kolom tabel atau untuk membaca tabel secara vertikal dengan menggunakan nilai kunci pembanding serta offset kolom yang akan dibaca.

X :   kunci pembacaan tabel

Y :   nama range yang akan dibaca, dan harus dalam keadaan   urut secara menaik atau ascending.

Z :   nilai offset yang digunakan sebagai pembacaan pada   kolom data.

FUNGSI TEXT

1) Fungsi LEFT

Mengambil beberapa huruf suatu teks dari posisi sebelah kiri

Bentuk Umum : =LEFT(X,Y)

X :   alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda

Y :   jumlah atau banyaknya karakter yang diambil

Contoh:
=Left(“Madcom”,3) ---> ”Mad”

Jika sel C2 berisi teks “Madcoms”,
=Left(C2,5) ---> Madco

2) Fungsi RIGHT

Mengambil beberapa huruf suatu teks dari posisi sebelah kanan

Bentuk Umum : =RIGHT(X,Y) 

X :   alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda

 Y :   jumlah atau banyaknya karakter yang diambil

3) Fungsi MID 

Mengambil beberapa huruf suatu teks pada posisi tertentu

Bentuk Umum :=MID(X,Y,Z)

X :   alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda

Y :   Posisi awal karakter

Z :  jumlah atau banyaknya karakter yang diambil

Contoh:

=MID(“Madcom”,2,4) ---> ”adco”
Jika sel C2 berisi teks “Madcom”,
=Left(C2,4,3) ---> "com"

4) Fungsi CONCATENATE

Menggabungkan beberapa teks dalam suatu teks
Bentuk Umum : =CONCATENATE(X1,X2,X3…)
Contoh:
=Concatenate(“Total”,”Nilai”) ---> ”TotalNilai”
sel C2 berisi teks “Madcoms”
Sel C3 bernilai teks “Madiun”
sel C4 berisi Nilai 53246.
maka :
=Concatenate(c2,”-”,c3,” Telp.”,c4)  ---> Madcom-Madium Telp. 53246

alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda

Y :   jumlah atau banyaknya karakter yang diambil

Contoh:
=RIGHT(“Madcom”,3)  ---> ”com”

Jika sel C2 berisi teks “Madcom”,
=Left(c2,5)  ---> adcom